OceanX ECM
企業(yè)內(nèi)容管理

作為我們平臺(tái)的核心，OceanX ECM 提供強(qiáng)大的企業(yè)內(nèi)容管理功能。它簡(jiǎn)化了文檔處理，確保安全存儲(chǔ)、輕松檢索和高效協(xié)作。通過(guò) OceanX ECM，您可以管理從創(chuàng)建到歸檔的內(nèi)容全生命周期，確保合規(guī)性和內(nèi)容治理。此核心組件設(shè)計(jì)用于處理大量數(shù)據(jù)，為各種規(guī)模的組織提供可擴(kuò)展的解決方案。OceanX ECM 支持高級(jí)元數(shù)據(jù)管理、版本控制和審計(jì)追蹤，確保您的內(nèi)容始終井然有序且便于訪問(wèn)。平臺(tái)具備強(qiáng)大安全功能，包括加密和訪問(wèn)控制，可保護(hù)您的敏感信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。

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OceanX ECM
為何需要使用文檔管理 (ECM)？
企業(yè)內(nèi)容管理 OceanX
好處
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OceanX ECM

BuildingBlocks 高要求用戶界面
BuildingBlocks 精簡(jiǎn)用戶界面
BuildingBlocks 簡(jiǎn)單用戶界面
BuildingBlocks 手機(jī)用戶界面

為何需要使用文檔管理 (ECM)？

文檔管理符合法規(guī)，提升管理內(nèi)容的準(zhǔn)確性

符合國(guó)際法律的要求，例如：如巴塞爾資本協(xié)定、美國(guó)證券交易委員會(huì)、美國(guó)金融業(yè)監(jiān)管局、健康保險(xiǎn)可攜性及責(zé)任法案，薩班斯 – 奧克斯利法案… 等

使用 ECM 系統(tǒng)的模板和文檔自動(dòng)設(shè)定程序，在新法規(guī)實(shí)行前修改系統(tǒng)的模板，并設(shè)定在新法規(guī)實(shí)施當(dāng)天開(kāi)始同步使用新模板，從而控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

提高生產(chǎn)力和效率

PriceWaterhouse Coopers 研究 – 工人平均花費(fèi) 40％時(shí)間管理不重要的文件

使用 ECM，文檔自動(dòng)化大大減少了創(chuàng)建復(fù)雜文檔的時(shí)間，例如合同、法院文件和財(cái)務(wù)報(bào)表，對(duì)于法律事務(wù)所或?qū)I(yè)公司，它加快案件的準(zhǔn)備、結(jié)案和歸檔

確保文檔一致性

在機(jī)構(gòu)內(nèi)部，員工統(tǒng)一使用已批準(zhǔn)的企業(yè)條款及語(yǔ)言

文檔自動(dòng)化幫助機(jī)構(gòu)把文檔術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化

鞏固專業(yè)知識(shí)和管理知識(shí)資產(chǎn)

知識(shí)在辦公室內(nèi)和不同辦公室之間共享

在工作人員更替的情況下保留知識(shí)

改進(jìn)過(guò)程

文檔自動(dòng)化 – 令員工可以在不同時(shí)間和不同辦公室即時(shí)共享文檔

保護(hù)環(huán)境

由于紙張用量的大幅減少，節(jié)省樹(shù)木

盡量減少對(duì)環(huán)境的不利影響

企業(yè)內(nèi)容管理 OceanX

Office 集成
Outlook 集成
OceanX 共享
OceanX 文件掃描自動(dòng)擷取系統(tǒng)
OceanX PDFX

與 Microsoft Office 集成

Microsoft Office 是全球最常用的用于創(chuàng)建文檔的軟件之一，文檔每天在組織內(nèi)創(chuàng)建，編輯和共享。Office 加載項(xiàng)將 Microsoft Office 與 OceanX ECM 系統(tǒng)集成在一起。用戶可以直接歸檔到ECM。提供簽入 / 簽出, 版本控制。「真實(shí)的單一版本」 (Single version of the Truth) 。所有操作都可以在 Microsoft Office 界面中簡(jiǎn)單完成，無(wú)需轉(zhuǎn)移到 OceanX ECM 系統(tǒng)

與 Microsoft Outlook 集成

在商業(yè)界中，電子郵件在商務(wù)溝通中依然扮演著重要的角色。每天有數(shù)百萬(wàn)封與查詢有關(guān)的電子郵件，發(fā)送和接收附有重要文件的信息，策略和決定。所以，一個(gè)合適的存儲(chǔ)和電子郵件的管理在工作中變得必要。

Microsoft Outlook 擴(kuò)展與 OceanX ECM 系統(tǒng)集成，用戶直接在 Outlook 界面中存儲(chǔ)和管理電子郵件，而無(wú)需在 OceanX ECM 系統(tǒng)中執(zhí)行操作。

與內(nèi)部和外部用戶（客戶、合作伙伴和顧問(wèn)）安全地協(xié)作

OceanX Share 是安全地與內(nèi)部和外部用戶共享文檔的最佳方式。它通過(guò)密碼控制、查看 / 打印 / 下載控制、共享文檔到期日及控制共享文檔訪問(wèn)次數(shù)來(lái)控制對(duì)共享文檔的訪問(wèn)。它具有共享歷史記錄，允許用戶了解共享文檔的訪問(wèn)時(shí)間和方式。文檔存儲(chǔ)在安全鏈接中，用戶可以通過(guò)電子郵件與他人共享鏈接。

專利 CapturePlus 技術(shù) 加快擷取自建索引簡(jiǎn)化連接

OceanX Capture 是一個(gè)功能強(qiáng)大的商業(yè)應(yīng)用軟件，可以自動(dòng)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為文檔歸檔或應(yīng)用程序。它將把文件分類，提取，掃描，索引和導(dǎo)出到諸如 ERP 系統(tǒng)，OceanX ECM 或其他文檔管理系統(tǒng)等地方。

用戶可以通過(guò)如掃描儀，多功能一體機(jī)，整合通過(guò)電子郵件，網(wǎng)站和 OceanFax，甚至手動(dòng)上傳等，備擷取有用的信息。OceanX Capture 支持 OCR，OMR，ICR，表格識(shí)別，二維碼等多種擷取技術(shù)，自動(dòng)提取重要信息，加快數(shù)據(jù)處理時(shí)間，將紙張轉(zhuǎn)化為信息，安全發(fā)布文檔。

具有先進(jìn)獨(dú)特專利 CapturePlus 技術(shù) (專利申請(qǐng)編號(hào)：201610520085.5) 使掃描文檔變得更加干凈和清晰，以提高 OCR 率，可將 OCR 精準(zhǔn)度提高到 99.99%。

將文檔轉(zhuǎn)換為PDF文件；生成宗卷

OceanX PDFX是一個(gè)有用的工具，幫助用戶將多文檔轉(zhuǎn)換為PDF文件，并將PDF文檔轉(zhuǎn)換為MS word文檔。使用OceanX PDFX，您可以在轉(zhuǎn)換的文檔上輕松添加標(biāo)記，安全設(shè)置，目錄和編號(hào)，然后將文檔輸出到其他位置。

更具體地說(shuō)，OceanX PDFX為用戶提供了創(chuàng)建、編輯、注釋、組合、安全的功能，將諸如word、PDF、excel、圖像等多個(gè)文檔類型組合成單個(gè)PDF文檔、添加水印、書(shū)簽、安全設(shè)置、目錄和轉(zhuǎn)換后的文件編號(hào)，然后將轉(zhuǎn)換后的PDF文件輸出到其他系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)，如電子郵件、打印、文件、OceanX ECM和OceanFax。它還可以將多個(gè)PDF組合成一個(gè)宗卷，生成索引和目錄。

好處

公告牌

公告牌作為重要公告、更新和信息共享的中心樞紐。內(nèi)部管理員可以根據(jù)公司品牌和溝通風(fēng)格自定義其布局和設(shè)計(jì)。公告牌使員工獲得及時(shí)信息，促進(jìn)組織內(nèi)的透明度和團(tuán)結(jié)。

新聞動(dòng)態(tài)

新聞動(dòng)態(tài)使員工了解組織內(nèi)的最新動(dòng)態(tài)。通過(guò)可定制的篩選器和標(biāo)簽，員工可以輕松訪問(wèn)相關(guān)信息，而不會(huì)被無(wú)關(guān)內(nèi)容淹沒(méi)。新聞動(dòng)態(tài)確保員工保持信息更新和聯(lián)系，增強(qiáng)溝通和合作。

會(huì)議室預(yù)定

高效管理會(huì)議空間對(duì)于有效的團(tuán)隊(duì)合作至關(guān)重要。會(huì)議室預(yù)定功能使員工可以無(wú)縫預(yù)定會(huì)議室和其他空間。它可以定制以反映公司辦公室布局和可用性，確保員工可以輕松找到和預(yù)定適合各種活動(dòng)的空間。

文件庫(kù)

文件庫(kù)為存儲(chǔ)和共享重要文件的中央庫(kù)。通過(guò)版本控制、訪問(wèn)權(quán)限和可定制的文件夾和分類，確保員工能夠快速安全地找到和共享信息。文件庫(kù)促進(jìn)組織，協(xié)作和遵守公司政策。

內(nèi)部工作流程

內(nèi)部工作流程功能使項(xiàng)目和任務(wù)管理變得更加高效。它允許員工創(chuàng)建和指派任務(wù)，設(shè)定截止日期并跟蹤進(jìn)度?？蒱ttps://www.bilibili.com/video/BV1185XzCEm4/?spm_id_from=333.788.recommend_more_video.3定制的工作流程和模板使得可以根據(jù)特定項(xiàng)目需求創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化流程。內(nèi)部工作流程增強(qiáng)了效率，確保項(xiàng)目按時(shí)完成并獲得最佳結(jié)果。